Stapels Papier

Toch nog papierloos werken?

Al ruim 40 jaar geleden orakelde men over ‘het papierloze kantoor’. Sommigen uitten zelfs de verwachting dat tegen 1990 er nagenoeg geen papier meer zou worden gebruikt.

De realiteit

Ook nu nog is het papier razend populair. Er is uitgezocht dat jaarlijks door bedrijven in Amerika ruim anderhalf biljoen vellen papier worden afgedrukt. Een schril contrast met eerdergenoemde voorspelling.

Een goed voorbeeld van een branche waarin papier nog een belangrijke rol speelt is bijv. de Advocatie. Hier wordt met regelmaat het faxapparaat nog gebruikt om op een veilige en snelle manier documenten uit te wisselen.

De toekomst

Volgens een Amerikaanse analist waren in 2007 de hoogtijdagen van het papier. Sindsdien is er weer een dalende trend zichtbaar.

Dit is te danken aan een combinatie van de moderne technologie – denk hierbij aan smartphones, tablets en online diensten die samenwerking faciliteren, zoals bijv. Office 365 – en de nieuwe generatie de deze technologie (sneller) omarmt.

Al zullen we het dan niet in de nabije toekomst bereiken, het papierloos werken lijkt toch aan de verre horizon te gloren.


Facebook Thumbs-Up

Facebook omarmt Office 365

CIO Facebook vertelt

In een gastartikel op het Microsoft Office 365 blog – het volledige (Engelse) artikel vindt u hier – vertelt Tim Campos (Chief Information Officer bij Facebook) waarom voor 365 is gekozen.

Men was op zoek naar een veilige en flexibele oplossing die de Facebook medewerkers in staat stelde om waar dan ook en vanaf nagenoeg ieder device effectief met elkaar te kunnen samenwerken, aldus de heer Campos.

Deze oplossing vond men in Office 365.

Mooi compliment

Een dergelijk verhaal is een mooi compliment voor de 365 services en zeker zo mooi is dat je ook van andere bekende namen – zoals bijv. Heinz en Louis Vuitton – vergelijkbare gastartikelen kunt terugvinden in de blogs. Voor de geïnteresseerden: men kan hier een totaaloverzicht vinden van dergelijke ‘Business cases’.


Skype for Business logo

Skype Teams

Er ging al enige tijd rond dat Microsoft de communicatieservice Slack wilde overnemen. Nu is Microsoft ‘in plaats van’ begonnen met de ontwikkeling van een concurrerende communicatiedienst voor teams onder de noemer: Skype Teams.

De mogelijkheden

Deze applicatie biedt de mogelijkheid om verschillende chatrooms te maken waarin men met elkaar kan communiceren en werk kan delen. Bijvoorbeeld een Salesteam met chats voor ‘marketing’ en ‘presentaties’. In deze chatrooms kunnen de leden van het Salesteam berichten achterlaten, welke hier voor lange tijd terug te lezen blijven.

Daarnaast zal Skype Teams ook enkele bekende Skype functionaliteiten krijgen, zoals video-vergaderen en deze vergaderingen kun je op voorhand inplannen in je outlook agenda.

Het verschil

Veel van bovenstaande functionaliteiten zullen – aan hen die Slack al hebben gebruikt – bekend voorkomen. Waar Skype Teams zich in moet gaan onderscheiden is de integratie met de Office 365 diensten.

Wat te verwachten

De app wordt momenteel door Microsoft intern getest. Zodra deze fase is afgerond zou de app in preview moeten komen van de zakelijke Office 365 afnemers. Exacte data zijn nog niet bekend.

Het is wel de bedoeling dat tegen die tijd de app op zoveel mogelijk apparaten beschikbaar wordt. Momenteel staan er een web-app en apps voor Android, iOS en Windows Phone in de planning.


Do It Yourself bord

365 Groups: self service 365

Wat zijn Office 365 Groups

Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.

Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.

Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups

SharePoint Integratie

In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.

Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.

Gasten uitnodigen

De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.

Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.

Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.

Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking

Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.