IJsland stapt over op cloud diensten van Microsoft

De regering van IJsland heeft een overeenkomst getekend die Microsoft de enige IT-leverancier maakt voor de gehele publieke sector van het land. Microsoft 365 wordt het gemeenschappelijke cloudplatform voor alle publieke diensten en zal ongeveer 20.000 eindgebruikers dienen. Het is de eerste keer dat een land ervoor kiest om met slechts één IT-partner samen te werken.

De introductie van Microsoft 365 heeft meerdere voordelen, zo zullen alle licenties verzameld zijn op één centrale plek, in plaats van verspreid over verschillende instellingen. Daarnaast maken de cloud diensten effectievere communicatie en samenwerking tussen medewerkers mogelijk. De overeenkomst biedt dus verbeterde overheidsdiensten voor het land en tegelijkertijd grote besparingen.

De IJslandse regering besloot in december 2015 om hun digitale infrastructuur te moderniseren. Op dat moment hadden overheidsinstellingen meer dan 100 verschillende leveranciers, die werden beheerd door ruim 100 IT-managers. Met de nieuwe overeenkomst zal de gehele publieke sector draaien op Microsoft 365; een van de belangrijkste doelstellingen is om activiteiten te stroomlijnen en IT activiteiten van de overheid te vereenvoudigen.

 


Teams-Logo

Microsoft Teams nu officieel beschikbaar

Eerder hebben wij al informatie verstrekt over Microsoft Teams, destijds in preview. Sinds kort heeft deze nieuwe service van Microsoft de preview-fase verlaten en is nu beschikbaar voor alle zakelijke 365 klanten.

Wat is Teams

Voor degene die nog niet met de service/software bekend zijn, volgt hier een korte beschrijving:

Microsoft Teams is een applicatie die de verschillende 365 onderdelen samenbrengt met als doel gemakkelijk samen te kunnen werken. Het betreft een combinatie van o.a. chat, video vergaderen, SharePoint Online, OneDrive for Business en de Office Programma’s. Naast het samentrekken van de 365 services biedt men ook de mogelijkheid om services van derden toe te voegen.

Een groot voordeel van Teams is – naast het samentrekken van al deze zaken in één programma – dat de groeps-chats in principe ‘persistent’ zijn. Dit houdt in dat alle gespreksgeschiedenis nagenoeg permanent in de applicatie is terug te vinden door simpelweg omhoog te scrollen. Verder kan men reageren op elkanders berichten waarbij dit wordt weergegeven als een zogenoemde ‘thread’.

Interesse?

Je vindt deze nieuwe service gewoon als tegel in de Microsoft app launcher. Deze opent de web-app van Teams. Mochten je nog geen lid zijn van een ‘Team’ zal de applicatie je voorstellen er een aan te maken. Ben je wel al door een collega uitgenodigd, dan wordt dit gemeld en kun je direct aan de slag.

Degenen die het programma op hun PC willen hebben, kunnen boven in de web-app via een banner het programma downloaden en installeren.


Microsoft-Office-Logo

Interessante Office Updates

Microsoft is continu bezig met het ontwikkelen van haar software en services. Hier een aantal interessante nieuwigheden met betrekking tot Office 2016 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel etc.).

Verbeteringen in Excel

Veel 365 gebruikers zullen reeds bekend zijn met het begrip co-creatie: het gelijktijdig werken in een Office bestand opgeslagen in OneDrive for Business of SharePoint Online.

Waar het al mogelijk was om in Word gebruik te maken van co-creatie, waren de mogelijkheden in Excel voor Windows beperkt. Wat dat betreft goed nieuws: Het tegelijk werken aan spreadsheets in Excel is momenteel in preview voor Windows en staat gepland voor de MAC.

Uitgebreide AutoSave Functie

Tevens bijzonder interessant is het feit dat men de AutoSave functie van de Office Online apps aan het overzetten is naar de Office 2016 applicaties voor bestanden opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven en SharePoint online.

De Office 2016 applicaties hebben reeds een ‘Auto-Recover’ functie, waarmee in geval van bijv. een crash de bestanden gedeeltelijk terug kunnen worden gehaald. De AutoSave functie zal zich van de bestaande functionaliteit onderscheiden door een grotere regelmaat in het automatisch opslaan en het direct opslaan naar de 365 Cloud.


Flow-Icon

Microsoft Flow

Microsoft heeft recent de service Microsoft Flow uitgebracht. Mogelijk bent u er al eens tegenaan gelopen in de ‘App launcher’ van de 365 web-omgeving.

Wat is Microsoft Flow

Microsoft Flow is een dienst die je in staat stelt om geautomatiseerd bepaalde acties uit te voeren. Het is – voor ingewijden – te vergelijken met bijv. regels in Outlook of Workflows op SharePoint.
Wat Flow bijzonder maakt is het feit dat de acties in verschillende – ook niet Microsoft – services en applicaties kunnen worden uitgevoerd. Een aantal voorbeelden:

  • Zodra men een regel in een Excel tabel invoert, wordt deze als ‘lead’ aangemaakt in de CRM applicatie Salesforce.
  • Een nieuw contact dat wordt aangemaakt in MailChimp wordt ook automatisch aangemaakt in je Outlook contacten.
  • Alle e-mailbijlagen vanuit Outlook automatisch opslaan in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint online.

Daarnaast kenmerkt Flow zich door het feit dat bovenstaande relatief gemakkelijk is in te stellen via een gebruiksvriendelijke web-based interface.

Andere interessante mogelijkheden

De hoeveelheid ondersteunde applicaties/services is immens en zodoende kunnen we natuurlijk niet alles behandelen. Een interessant voorbeeld is de dienst Muhimbi.
Deze service maakt het o.a. mogelijk om via Flow automatisch in OneDrive of SharePoint aangemaakte documenten om te zetten in PDF’s. Daarnaast kan dezelfde service zogenoemde ‘OCR’ loslaten op betreffende documenten, waarmee gescande tekst kopieer- en doorzoekbaar wordt.


Group Icon

Microsoft’s ‘Teams’ nu in preview

Enige tijd geleden berichtten wij (zie ons ‘Skype Teams’ artikel) dat Microsoft bezig was met een nieuwe team-chat applicatie. Nu is de preview versie vrijgegeven. Daarmee heeft het ook zijn definitieve naam ‘Microsoft Teams’ gekregen.

Wat is ‘Microsoft Teams’?

Dit nieuwste onderdeel van de zakelijke 365 suite heeft als doel de communicatie met je collega’s te vergemakkelijken door één programma te bieden van waaruit men kan chatten, bellen, plannen, video-vergaderen en met bestanden kan werken.

Groot voordeel naast bovengenoemde is dat de chat in ‘Teams’ - in tegenstelling tot groepschats in ‘Skype for Business online’ - permanent bewaard blijven in de chats zelf. Hierdoor heb je altijd een overzicht van je gesprekshistorie bij de hand.

Voor wie is ‘Teams’ beschikbaar?

De preview is heden beschikbaar voor alle zakelijke Office 365 klanten. De verwachting is dat begin 2017 de software uit de preview fase komt en algemeen beschikbaar wordt.

Hoe gebruik ik Teams?

Omdat Teams nog in de preview-fase is, zal deze eerst door de beheerder moeten worden geactiveerd. Als dit is gebeurd, kan men ermee aan de slag.

Let wel, er is – in tegenstelling tot in onderstaande video – nog geen koppeling naar de app in de ‘app-launcher’ in het online 365 portal op het web. Wil je de app installeren ga je naar: https://teams.microsoft.com/downloads en wil je gebruik maken van de web app dan ga je naar: https://teams.microsoft.com. Er is tevens een app voor mobiele apparaten die in de respectievelijke appstores gedownload kan worden.

Voor degenen die geïnteresseerd zijn in de precieze mogelijkheden van de app en hoe deze te gebruiken hier een zeer informatieve video van het YouTube kanaal van ‘Microsoft Mechanics’:


SharePoint 2013 Logo

SharePoint updates

Graag brengen wij u op de hoogte van enkele vernieuwingen in het Office 365 onderdeel SharePoint

De mobiele SharePoint app

In juni dit jaar werd voor iOS (iPhone/iPad) de ‘SharePoint app’ uitgebracht. Deze app is bedoeld om gemakkelijk op je telefoon bij je gegevens op SharePoint Teamsites te kunnen. Sinds kort kan de app ook worden gebruikt op zowel Android als Windows Phone 10 systemen. Voor meer informatie over installatie en gebruik kun je respectievelijk hier (voor Android) en hier (voor Win Phone 10) terecht. Let op: er is een Microsoft account nodig.

Nieuwe Feature ‘SharePoint News’

Microsoft heeft tegelijk met de SharePoint apps voor Android en Windows Phone de ‘SharePoint News’ feature aangekondigd. Zij die al gebruik maken van de huidige ‘newsfeed’ functionaliteit zullen bekend zijn met het concept: het betreft een feature om updates te plaatsen op bijv. de homepage van je SharePoint intranet.
Waar de nieuwe feature zich onderscheidt van de bekende ‘newsfeed’ is dat men gemakkelijk zaken als afbeeldingen, video’s en/of SharePoint documenten kan invoegen. Daarnaast komt dankzij de nieuwe look van SharePoint en geplande integratie met de SharePoint app deze News feature op alle apparaten even goed uit de verf.

Andere updates

Er zijn ook nog wat kleinere updates uitgebracht die de lay-out van SharePoint verder verbeteren. Denk hierbij aan nieuwe contact-kaarten als je op iemands naam gaat staan in SharePoint of OneDrive.

Al met al goed om te zien dat Microsoft SharePoint alle aandacht geeft die het verdient.


Facebook Thumbs-Up

Facebook omarmt Office 365

CIO Facebook vertelt

In een gastartikel op het Microsoft Office 365 blog – het volledige (Engelse) artikel vindt u hier – vertelt Tim Campos (Chief Information Officer bij Facebook) waarom voor 365 is gekozen.

Men was op zoek naar een veilige en flexibele oplossing die de Facebook medewerkers in staat stelde om waar dan ook en vanaf nagenoeg ieder device effectief met elkaar te kunnen samenwerken, aldus de heer Campos.

Deze oplossing vond men in Office 365.

Mooi compliment

Een dergelijk verhaal is een mooi compliment voor de 365 services en zeker zo mooi is dat je ook van andere bekende namen – zoals bijv. Heinz en Louis Vuitton – vergelijkbare gastartikelen kunt terugvinden in de blogs. Voor de geïnteresseerden: men kan hier een totaaloverzicht vinden van dergelijke ‘Business cases’.


Skype for Business logo

Skype Teams

Er ging al enige tijd rond dat Microsoft de communicatieservice Slack wilde overnemen. Nu is Microsoft ‘in plaats van’ begonnen met de ontwikkeling van een concurrerende communicatiedienst voor teams onder de noemer: Skype Teams.

De mogelijkheden

Deze applicatie biedt de mogelijkheid om verschillende chatrooms te maken waarin men met elkaar kan communiceren en werk kan delen. Bijvoorbeeld een Salesteam met chats voor ‘marketing’ en ‘presentaties’. In deze chatrooms kunnen de leden van het Salesteam berichten achterlaten, welke hier voor lange tijd terug te lezen blijven.

Daarnaast zal Skype Teams ook enkele bekende Skype functionaliteiten krijgen, zoals video-vergaderen en deze vergaderingen kun je op voorhand inplannen in je outlook agenda.

Het verschil

Veel van bovenstaande functionaliteiten zullen – aan hen die Slack al hebben gebruikt – bekend voorkomen. Waar Skype Teams zich in moet gaan onderscheiden is de integratie met de Office 365 diensten.

Wat te verwachten

De app wordt momenteel door Microsoft intern getest. Zodra deze fase is afgerond zou de app in preview moeten komen van de zakelijke Office 365 afnemers. Exacte data zijn nog niet bekend.

Het is wel de bedoeling dat tegen die tijd de app op zoveel mogelijk apparaten beschikbaar wordt. Momenteel staan er een web-app en apps voor Android, iOS en Windows Phone in de planning.


Do It Yourself bord

365 Groups: self service 365

Wat zijn Office 365 Groups

Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.

Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.

Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups

SharePoint Integratie

In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.

Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.

Gasten uitnodigen

De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.

Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.

Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.

Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking

Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.


Microsoft Dynamics AX en CRM logo's

Dynamics 365

Recent heeft Microsoft aangekondigd met een nieuw cloud-based aanbod van hun ‘Dynamics’ software te komen: Dynamics 365. Dynamics biedt zowel CRM als ERP functionaliteit.

Wat is Dynamics 365

Dynamics 365 onderscheidt zich door verregaande integratie met de volgende bijgeleverde diensten en software:

  • De zakelijke Office 365 suite, wat o.a. de Office 2013/2016 applicaties bevat.
  • Workflow & Powerapps, applicaties die users in staat stellen zelf zaken te automatiseren.
  • Azure IoT, een cloud-based service voor het verzamelen en analyseren van data gegenereerd door allerlei sensoren.
  • Cortana Intelligence, een suite clouddiensten die o.a. zijn gericht op het geautomatiseerd analyseren van uitzonderlijk grote hoeveelheden data.

Zeer granulair

Microsoft heeft aangegeven dat men van plan is om de dienst – vergelijkbaar met het huidige licentiemodel van het zakelijke 365 aanbod – aan te bieden in ‘delen’ die zijn gericht op specifieke ‘functies’ (Financials, Field Service, Sales, Operations, Marketing, Project).

Daarnaast heeft men aangeven een apart aanbod te hebben voor het MKB en een apart aanbod voor de grotere bedrijven in de vorm de gebruikelijke ‘Business’ en ‘Enterprise’ licenties.

Microsoft komt waarschijnlijk op korte termijn met meer details over deze nieuwe dienst die wij uiteraard graag weer met u delen.