Interessante Office Updates
Microsoft is continu bezig met het ontwikkelen van haar software en services. Hier een aantal interessante nieuwigheden met betrekking tot Office 2016 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel etc.).
Verbeteringen in Excel
Veel 365 gebruikers zullen reeds bekend zijn met het begrip co-creatie: het gelijktijdig werken in een Office bestand opgeslagen in OneDrive for Business of SharePoint Online.
Waar het al mogelijk was om in Word gebruik te maken van co-creatie, waren de mogelijkheden in Excel voor Windows beperkt. Wat dat betreft goed nieuws: Het tegelijk werken aan spreadsheets in Excel is momenteel in preview voor Windows en staat gepland voor de MAC.
Uitgebreide AutoSave Functie
Tevens bijzonder interessant is het feit dat men de AutoSave functie van de Office Online apps aan het overzetten is naar de Office 2016 applicaties voor bestanden opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven en SharePoint online.
De Office 2016 applicaties hebben reeds een ‘Auto-Recover’ functie, waarmee in geval van bijv. een crash de bestanden gedeeltelijk terug kunnen worden gehaald. De AutoSave functie zal zich van de bestaande functionaliteit onderscheiden door een grotere regelmaat in het automatisch opslaan en het direct opslaan naar de 365 Cloud.
Microsoft Flow
Microsoft heeft recent de service Microsoft Flow uitgebracht. Mogelijk bent u er al eens tegenaan gelopen in de ‘App launcher’ van de 365 web-omgeving.
Wat is Microsoft Flow
Microsoft Flow is een dienst die je in staat stelt om geautomatiseerd bepaalde acties uit te voeren. Het is – voor ingewijden – te vergelijken met bijv. regels in Outlook of Workflows op SharePoint.
Wat Flow bijzonder maakt is het feit dat de acties in verschillende – ook niet Microsoft – services en applicaties kunnen worden uitgevoerd. Een aantal voorbeelden:
- Zodra men een regel in een Excel tabel invoert, wordt deze als ‘lead’ aangemaakt in de CRM applicatie Salesforce.
- Een nieuw contact dat wordt aangemaakt in MailChimp wordt ook automatisch aangemaakt in je Outlook contacten.
- Alle e-mailbijlagen vanuit Outlook automatisch opslaan in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint online.
Daarnaast kenmerkt Flow zich door het feit dat bovenstaande relatief gemakkelijk is in te stellen via een gebruiksvriendelijke web-based interface.
Andere interessante mogelijkheden
De hoeveelheid ondersteunde applicaties/services is immens en zodoende kunnen we natuurlijk niet alles behandelen. Een interessant voorbeeld is de dienst Muhimbi.
Deze service maakt het o.a. mogelijk om via Flow automatisch in OneDrive of SharePoint aangemaakte documenten om te zetten in PDF’s. Daarnaast kan dezelfde service zogenoemde ‘OCR’ loslaten op betreffende documenten, waarmee gescande tekst kopieer- en doorzoekbaar wordt.
Skype for Business MAC
Afgelopen voorjaar berichten wij al over het feit dat Microsoft bezig was met een nieuwe Skype for Business cliënt voor de MAC, welke op dat moment in preview was. Dit betrof destijds een gesloten preview waarbij de beschikbare cliënt sterk beperkte functionaliteiten had.
Nu beschikbaar
Dan nu het goede nieuws voor allen die nog Lync gebruiken op hun MAC. Sinds eind oktober is de Skype for Business on MAC client algemeen beschikbaar. Deze kan gedownload vanaf het 365 portal of vanaf de volgende site: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=54108.
Het is overigens niet mogelijk om Lync en Skype for Business op de MAC naast elkaar te gebruiken. Microsoft raadt dan ook aan om een ‘schone deïnstallatie’ van Lync uit te voeren alvorens de nieuwe Skype for Business te installeren.
Verschil moet er blijkbaar blijven
Hoewel deze Skype for Business MAC aardig ‘feature complete’ is, beschikt hij nog niet over alle functionaliteiten die de Windows versie heeft.
Onze verwachting is dat men hier in de praktijk weinig van zal merken, omdat de meest gebruikte features aanwezig zijn.
Microsoft’s ‘Teams’ nu in preview
Enige tijd geleden berichtten wij (zie ons ‘Skype Teams’ artikel) dat Microsoft bezig was met een nieuwe team-chat applicatie. Nu is de preview versie vrijgegeven. Daarmee heeft het ook zijn definitieve naam ‘Microsoft Teams’ gekregen.
Wat is ‘Microsoft Teams’?
Dit nieuwste onderdeel van de zakelijke 365 suite heeft als doel de communicatie met je collega’s te vergemakkelijken door één programma te bieden van waaruit men kan chatten, bellen, plannen, video-vergaderen en met bestanden kan werken.
Groot voordeel naast bovengenoemde is dat de chat in ‘Teams’ - in tegenstelling tot groepschats in ‘Skype for Business online’ - permanent bewaard blijven in de chats zelf. Hierdoor heb je altijd een overzicht van je gesprekshistorie bij de hand.
Voor wie is ‘Teams’ beschikbaar?
De preview is heden beschikbaar voor alle zakelijke Office 365 klanten. De verwachting is dat begin 2017 de software uit de preview fase komt en algemeen beschikbaar wordt.
Hoe gebruik ik Teams?
Omdat Teams nog in de preview-fase is, zal deze eerst door de beheerder moeten worden geactiveerd. Als dit is gebeurd, kan men ermee aan de slag.
Let wel, er is – in tegenstelling tot in onderstaande video – nog geen koppeling naar de app in de ‘app-launcher’ in het online 365 portal op het web. Wil je de app installeren ga je naar: https://teams.microsoft.com/downloads en wil je gebruik maken van de web app dan ga je naar: https://teams.microsoft.com. Er is tevens een app voor mobiele apparaten die in de respectievelijke appstores gedownload kan worden.
Voor degenen die geïnteresseerd zijn in de precieze mogelijkheden van de app en hoe deze te gebruiken hier een zeer informatieve video van het YouTube kanaal van ‘Microsoft Mechanics’:
SharePoint updates
Graag brengen wij u op de hoogte van enkele vernieuwingen in het Office 365 onderdeel SharePoint
De mobiele SharePoint app
In juni dit jaar werd voor iOS (iPhone/iPad) de ‘SharePoint app’ uitgebracht. Deze app is bedoeld om gemakkelijk op je telefoon bij je gegevens op SharePoint Teamsites te kunnen. Sinds kort kan de app ook worden gebruikt op zowel Android als Windows Phone 10 systemen. Voor meer informatie over installatie en gebruik kun je respectievelijk hier (voor Android) en hier (voor Win Phone 10) terecht. Let op: er is een Microsoft account nodig.
Nieuwe Feature ‘SharePoint News’
Microsoft heeft tegelijk met de SharePoint apps voor Android en Windows Phone de ‘SharePoint News’ feature aangekondigd. Zij die al gebruik maken van de huidige ‘newsfeed’ functionaliteit zullen bekend zijn met het concept: het betreft een feature om updates te plaatsen op bijv. de homepage van je SharePoint intranet.
Waar de nieuwe feature zich onderscheidt van de bekende ‘newsfeed’ is dat men gemakkelijk zaken als afbeeldingen, video’s en/of SharePoint documenten kan invoegen. Daarnaast komt dankzij de nieuwe look van SharePoint en geplande integratie met de SharePoint app deze News feature op alle apparaten even goed uit de verf.
Andere updates
Er zijn ook nog wat kleinere updates uitgebracht die de lay-out van SharePoint verder verbeteren. Denk hierbij aan nieuwe contact-kaarten als je op iemands naam gaat staan in SharePoint of OneDrive.
Al met al goed om te zien dat Microsoft SharePoint alle aandacht geeft die het verdient.
Facebook omarmt Office 365
CIO Facebook vertelt
In een gastartikel op het Microsoft Office 365 blog – het volledige (Engelse) artikel vindt u hier – vertelt Tim Campos (Chief Information Officer bij Facebook) waarom voor 365 is gekozen.
Men was op zoek naar een veilige en flexibele oplossing die de Facebook medewerkers in staat stelde om waar dan ook en vanaf nagenoeg ieder device effectief met elkaar te kunnen samenwerken, aldus de heer Campos.
Deze oplossing vond men in Office 365.
Mooi compliment
Een dergelijk verhaal is een mooi compliment voor de 365 services en zeker zo mooi is dat je ook van andere bekende namen – zoals bijv. Heinz en Louis Vuitton – vergelijkbare gastartikelen kunt terugvinden in de blogs. Voor de geïnteresseerden: men kan hier een totaaloverzicht vinden van dergelijke ‘Business cases’.
Skype Teams
Er ging al enige tijd rond dat Microsoft de communicatieservice Slack wilde overnemen. Nu is Microsoft ‘in plaats van’ begonnen met de ontwikkeling van een concurrerende communicatiedienst voor teams onder de noemer: Skype Teams.
De mogelijkheden
Deze applicatie biedt de mogelijkheid om verschillende chatrooms te maken waarin men met elkaar kan communiceren en werk kan delen. Bijvoorbeeld een Salesteam met chats voor ‘marketing’ en ‘presentaties’. In deze chatrooms kunnen de leden van het Salesteam berichten achterlaten, welke hier voor lange tijd terug te lezen blijven.
Daarnaast zal Skype Teams ook enkele bekende Skype functionaliteiten krijgen, zoals video-vergaderen en deze vergaderingen kun je op voorhand inplannen in je outlook agenda.
Het verschil
Veel van bovenstaande functionaliteiten zullen – aan hen die Slack al hebben gebruikt – bekend voorkomen. Waar Skype Teams zich in moet gaan onderscheiden is de integratie met de Office 365 diensten.
Wat te verwachten
De app wordt momenteel door Microsoft intern getest. Zodra deze fase is afgerond zou de app in preview moeten komen van de zakelijke Office 365 afnemers. Exacte data zijn nog niet bekend.
Het is wel de bedoeling dat tegen die tijd de app op zoveel mogelijk apparaten beschikbaar wordt. Momenteel staan er een web-app en apps voor Android, iOS en Windows Phone in de planning.
365 Groups: self service 365
Wat zijn Office 365 Groups
Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.
Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.
Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups
SharePoint Integratie
In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.
Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.
Gasten uitnodigen
De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.
Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.
Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.
Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking
Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.
Nieuw in 365: Microsoft Bookings
Microsoft heeft recent een handige nieuwe dienst aangekondigd die beschikbaar gaat komen voor de zakelijke Office 365 gebruikers: Microsoft Bookings.
‘Self-Service’ afspraken
Deze dienst is voornamelijk bedoeld om uw relaties zelf hun afspraken te laten maken middels een speciaal daarvoor ingerichte webpagina in 365. Hieronder een kort overzicht van de functies van deze nieuwe dienst:
- U en uw relaties kunnen zelf hun afspraken boeken en aanpassen
- Optie voor verschillende pagina’s voor verschillende afdelingen
- Web-app die geoptimaliseerd is voor zowel computers als telefoons
- Boekingsbevestigingen en herinneringen voor u en uw relatie
- Integratie met de persoonlijke agenda van u en uw relatie
- Totaaloverzicht van alle geboekte afspraken bij alle medewerkers
- Automatisch aangemaakte contactenlijst met door relatie tijdens boeking opgegeven contactgegevens
Om u een beter beeld te geven van de ervaring voor uw relatie hier een kleine animatie:
Interesse?
Zodra meer bekend is over de datum waarop de dienst beschikbaar is, melden wij dit via dit nieuwskanaal. Voor meer informatie over of hulp bij deze nieuwe dienst of andere 365 gerelateerde zaken kunt u altijd contact met ons opnemen.
Documentbeveiliging met RMS
RMS staat voor Rights Management Services en is een dienst die Microsoft aanbiedt om documenten te beveiligen. De dienst is beschikbaar als onderdeel van bepaalde 365 abonnementen, maar kan ook los worden bijgekocht.
Wat is RMS?
Het is met deze dienst mogelijk om het gebruik van een specifiek document af te grendelen. Denk hierbij aan het beperken van de mogelijkheid tot aanpassen of het gebruik ervan te beperken tot specifieke personen. Dit kunnen personen zijn binnen uw organisatie of binnen een andere organisatie.
Het grote voordeel van de beveiliging door middel van RMS is dat - ongeacht wat er met het document gebeurt of waar het zich bevindt - de beveiliging onderdeel blijft van het document. Een voorbeeld: uw collega stuurt per abuis een vertrouwelijk document per email door naar een derde. Niets aan de hand, want u heeft met behulp van RMS aangegeven dat alleen uw collega het document kan inzien. De derde kan het document dus niet openen, aangezien dit versleuteld is.
Tevens is het voor ons als beheerder mogelijk om bovenstaande beveiliging geautomatiseerd toe te laten passen op uw e-mail en op uw documenten in SharePoint online.
Hoe kom ik aan Azure RMS?
De ‘Azure RMS’ service is inbegrepen in de Office 365 E3 en hogere abonnementen. Daarnaast is het mogelijk om deze dienst los bij te kopen. Dit kan in de vorm van een ‘Azure Rights Management Premium’ licentie vanaf €1,70 per gebruiker per maand of als onderdeel van de ‘Enterprise Mobility Suite’ wat ca. €7,85 per gebruiker per maand kost. In het laatste geval is ook o.a. geavanceerd apparaat beheer middels ‘Microsoft Intune’ en geavanceerd gebruikersbeheer middels ‘Azure AD Premium’ inbegrepen.
De genoemde prijzen kunnen wijzigen!
Interesse?
Voor meer informatie over deze dienst kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij informeren u graag over alle ins en outs van deze extra beveiligings-laag van Microsoft. Teven zijn we de partij bij uitstek om deze voor u te configureren.