Do It Yourself bord

365 Groups: self service 365

Wat zijn Office 365 Groups

Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.

Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.

Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups

SharePoint Integratie

In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.

Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.

Gasten uitnodigen

De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.

Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.

Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.

Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking

Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.


Backup

CloudAlly: Bevio partner voor back-ups

De meeste van onze klanten zijn evenals wijzelf tevreden afnemers van de ‘Cloud to Cloud’ back-up diensten van CloudAlly. Bij deze informeren wij u nader over de voordelen van het back-uppen van uw Cloud data.

Dataverlies door menselijke fouten

In Office 365 wordt bijvoorbeeld uw SharePoint data geback-upt en verspreid over verschillende geografische locaties om maximale continuïteit te kunnen garanderen. ‘Waarom dan toch nog een extra back-up?’, vraagt u zich misschien af.

Stel een gebruiker verwijdert (per ongeluk) belangrijke data, dan is het – ondanks de vele aanwezige maatregelen – lastig en tijdrovend om de data terug te halen. Mocht dit pas na maanden worden ontdekt, is de kans groot dat de data definitief verloren is gegaan.

Om ook in dergelijke situaties weer snel bij uw gegevens te kunnen en alles weer ‘in de lucht’ te hebben, kunt u overwegen een partner in de arm te nemen die regelmatig een onafhankelijke back-up maakt van uw Cloud-data.

CloudAlly

CloudAlly biedt de mogelijkheid uw data dagelijks te back-uppen en indien nodig snel en eenvoudig een restore uit te voeren. Binnen Office 365 geldt dat niet alleen voor SharePoint en OneDrive data maar ook voor Exchange online.

Interesse?

Mocht u meer informatie willen over een dergelijke back-up oplossing, kunt u contact met ons opnemen.


Map met slot

Documentbeveiliging met RMS

RMS staat voor Rights Management Services en is een dienst die Microsoft aanbiedt om documenten te beveiligen. De dienst is beschikbaar als onderdeel van bepaalde 365 abonnementen, maar kan ook los worden bijgekocht.

Wat is RMS?

Het is met deze dienst mogelijk om het gebruik van een specifiek document af te grendelen. Denk hierbij aan het beperken van de mogelijkheid tot aanpassen of het gebruik ervan te beperken tot specifieke personen. Dit kunnen personen zijn binnen uw organisatie of binnen een andere organisatie.

Het grote voordeel van de beveiliging door middel van RMS is dat - ongeacht wat er met het document gebeurt of waar het zich bevindt - de beveiliging onderdeel blijft van het document. Een voorbeeld: uw collega stuurt per abuis een vertrouwelijk document per email door naar een derde. Niets aan de hand, want u heeft met behulp van RMS aangegeven dat alleen uw collega het document kan inzien. De derde kan het document dus niet openen, aangezien dit versleuteld is.

Tevens is het voor ons als beheerder mogelijk om bovenstaande beveiliging geautomatiseerd toe te laten passen op uw e-mail en op uw documenten in SharePoint online.

Hoe kom ik aan Azure RMS?

De ‘Azure RMS’ service is inbegrepen in de Office 365 E3 en hogere abonnementen. Daarnaast is het mogelijk om deze dienst los bij te kopen. Dit kan in de vorm van een ‘Azure Rights Management Premium’ licentie vanaf €1,70 per gebruiker per maand of als onderdeel van de ‘Enterprise Mobility Suite’ wat ca. €7,85 per gebruiker per maand kost. In het laatste geval is ook o.a. geavanceerd apparaat beheer middels ‘Microsoft Intune’ en geavanceerd gebruikersbeheer middels ‘Azure AD Premium’ inbegrepen.

De genoemde prijzen kunnen wijzigen!

Interesse?

Voor meer informatie over deze dienst kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij informeren u graag over alle ins en outs van deze extra beveiligings-laag van Microsoft. Teven zijn we de partij bij uitstek om deze voor u te configureren.


SupportIcon

De ‘Microsoft Ondersteunings- en herstelassistent voor Office 365’

Microsoft heeft sinds kort een tool beschikbaar gesteld die Office 365 gebruikers helpt met het detecteren en oplossen van verschillende 365 issues en met name binnen Outlook.

Interesse?

Mocht je tegen problemen aanlopen en eerst zelf willen kijken of je het probleem op kan lossen, dan kun je deze tool gratis downloaden op de volgende site: https://diagnostics.outlook.com/#/.

Nadat je de tool hebt geïnstalleerd en gestart kun je aan de slag. Hij zal aan de hand van verschillende vragen proberen het probleem vast te stellen en waar mogelijk dit automatisch voor je verhelpen. Voor een beter beeld van wat je precies kan verwachten kun je hier terecht.

De toekomst

Hoewel de tool nu zich nog voornamelijk beperkt tot Outlook issues, staat er gepland om dit op den duur uit te breiden tot zoveel mogelijk services in de Office 365 suite. Zodra deze extra mogelijkheden beschikbaar komen, werkt het programma zichzelf automatisch hiermee bij.


Wetboek

Microsoft en Amerikaanse overheid liggen nog steeds met elkaar in de clinch

Microsoft maakt zich sterk voor de privacy van haar internationale klanten. Microsoft zet op nationaal niveau nu een tandje bij door een rechtszaak aan te spannen tegen de Amerikaanse overheid met als aanleiding de vele verzoeken om klant-data die vergezeld worden door een gerechtelijk bevel tot geheimhouding.

Buitensporig

Microsoft heeft aangeven met een dergelijk bevel te kunnen leven wanneer dit strikt noodzakelijk blijkt. Uit de cijfers blijkt echter dat door de ‘vage’ richtlijnen voor deze ‘noodzaak’ de Amerikaanse overheid een gewoonte maakt van het uitvaardigen van deze geheimhoudingsplicht. Men is bij Microsoft van mening dat er hele concrete en strenge richtlijnen moeten komen alvorens er een bevel tot geheimhoudingsplicht kan worden afgegeven door de overheid.

Van de 5624 verzoeken om data de afgelopen 18 maanden waren 48% (2576) voorzien van een geheimhoudingsbevel. Van al deze verplichtingen tot geheimhouding waren 68% (1752) niet voorzien van een einddatum. In principe zou dit Microsoft verplichten tot in het oneindige te zwijgen. Onacceptabel, aldus de Softwareslijter uit Redmond.

Ongrondwettig

Microsoft noemt in haar aanklacht de praktijken van de Amerikaanse Overheid ronduit ongrondwettig. Men meent dat de overheid zo het recht op ‘vrijheid van uiting’ en het recht op ‘informatie over doorzoeken of inbeslagname van eigendommen door de overheid’ overtreedt. Wordt vervolgd!


2Stekkers

Verwacht in Office 365: Group Connectors

Wat zijn ‘Office 365 Connectors’

Office 365 ‘Connectors’ maken het mogelijk om ‘updates’ van andere applicaties en diensten naar het gedeelde postvak van een Office 365 groep te sturen, zodat deze groep gemakkelijk op de hoogte blijft.

Enkele voorbeelden van applicaties die op deze manier gekoppeld kunnen worden zijn: Salesforce, Zendesk, Twitter, Mailchimp en Github. Zoals je ziet lopen de ondersteunde services qua functionaliteiten flink uiteen. Van sales- en marketingsoftware tot social-media en helpdesksoftware.

Wat brengt de toekomst

Momenteel zijn er ongeveer 50 verschillende services die de ‘Office 365 Connectors’ ondersteunen. Verder probeert Microsoft ook steeds meer andere organisaties te motiveren om ondersteuning voor deze nieuwe functionaliteit in te bouwen. Naast de stappen die worden ondernomen om nog een breder scala aan diensten compatibel te krijgen, wil Microsoft deze mogelijk op termijn ook beschikbaar maken voor ‘losse’ gebruikers.

Doe je voordeel met ‘Office 365 Groups’

Samen met de integratie van de 365 groepen in Outlook 2016 en de recente verhoging van opslagruimte in 365 worden deze groepen een steeds interessantere optie voor samenwerking binnen 365. Zie ons artikel voor meer uitleg over Office 365 Groups.


Back-up Button

SkyKick Cloud Back-up

Microsoft heeft de beveiliging van de data van haar Office 365 zakelijke klanten goed op orde. Naast het feit dat alles ‘versleuteld’ is heeft men in meerdere datacentra een kopie van uw gegevens staan.

Menselijke fout

Toch kan het misgaan als bijvoorbeeld een van uw medewerkers per ongeluk een grote hoeveelheid data verwijdert. Hoewel Microsoft hier mogelijkheden biedt om een en ander weer te herstellen is dit – met name voor grote hoeveelheden data – een bijzonder tijdrovend proces. In het geval u de fout later dan 3 maanden ontdekt, is de verwijderde data definitief verloren.

Verschillende bedrijven hebben daarom diensten ontwikkeld waarmee u een kopie van uw data naar een andere plek kunt laten maken en – belangrijker zelfs – deze gemakkelijk en snel weer terug kunt zetten. Een daarvan is SkyKick.

SkyKick – Onbeperkte Back-Ups tegen vast laag tarief

SkyKick onderscheidt zich van de concurrentie in het feit dat zij de kosten niet berekenen op basis van de hoeveelheid data, maar op basis van het aantal gebruikers. Voor veel 365 klanten in het MKB interessant omdat ze zo voor relatief weinig geld een back-up oplossing in huis kunnen halen.

Ook is een van SkyKicks grootste verkooppunten het feit dat je voor deze prijs een onbeperkte hoeveelheid opslag krijgt waarin een onbeperkt aantal back-ups kan worden opgeslagen. Deze back-ups kunnen tot zesmaal daags worden gemaakt en kunnen zolang de klant het wenst worden bewaard. Kanttekening is wel dat SkyKick een in Amerika gevestigde organisatie is en hier dan ook standaard de data opslaat. Voor klanten in de EU biedt SkyKick de mogelijkheid om in de overeenkomst op te nemen om de privacy  te garanderen. Mochten organisaties dit niet afdoende vinden kunnen ze voor een  meerprijs  data opslaan in een eigen Azure Storage account in een Microsoft datacenter naar keuze.


SharePoint 2013 Logo

Meer Cloud-Opslag voor 365 klanten

Eerder hebben wij u bericht over de plannen van Microsoft om OneDrive opslag praktisch onbeperkt te maken voor afnemers van de Enterprise abonnementen. Inmiddels is de verhoging van 1TB naar 5TB voor de daarvoor in aanmerking komende OneDrive for Business afnemers zo goed als overal uitgerold. Naast deze verhoging heeft Microsoft nu tevens enkele andere verbeteringen en uitbereidingen aangekondigd m.b.t. SharePoint Online en OneDrive for Business.

 

Standaard meer, voor grotere bestanden

Nu wordt ook de basisopslag van SharePoint online binnenkort drastisch verhoogd. Microsoft verhoogt deze opslagruimte van 10GB naar 1TB (+500MB per gebruiker) en doet dit voor alle commerciële abonnementen. Microsoft biedt naast de verhoging van de standaard opslag natuurlijk nog altijd de mogelijkheid om voor een scherpe prijs extra opslag bij te kopen.

Naast deze ophoging van opslagruimte wordt de maximaal te uploaden bestandsgrootte voor SharePoint Online verhoogd naar de 10GB, zodat de extra opslagruimte nu ook gebruikt kan worden voor grote bestanden. Denk hierbij aan videomateriaal, Photoshop bestanden of CAD bestanden.


Dropbox logo

Office 365 integratie Dropbox

Naast dat je op je desktop natuurlijk gemakkelijk naar een Dropbox map kan opslaan is Microsoft een geruime tijd geleden een samenwerkingsverband aangegaan met Dropbox. Dit heeft als resultaat gehad dat Dropbox en Office 365 nu met elkaar zijn geïntegreerd.

Co-Authoring in Dropbox

Nu was het al enige tijd mogelijk om documenten uit Dropbox in de webapps en in de apps voor tablets en telefoons te openen en van hieruit weer naar Dropbox op te slaan. Naast deze functie is het sinds kort ook mogelijk om vanuit de word webapp van Co-Authoring gebruik te maken in de in Dropbox opgeslagen bestanden.

Co-Authoring is een functie van Office 365 die gebruikers in staat stelt om gelijktijdig aan hetzelfde document te werken.

Integratie met andere ‘Cloud-Drives’

Naast het feit dat Office 365 nu is geïntegreerd met Dropbox, wordt er door Microsoft en derden flink gewerkt aan de verdere integratie met andere aanbieders van Cloud opslag. Dit heeft ertoe geleid dat ook de volgende diensten eenzelfde integratie met Office 365 hebben weten te bereiken: Box, Egnyte, Citrix ShareFile en Edmodo.

 


Security

Data Loss Prevention in 365

Wat is DLP?

Data Loss Prevention is, zoals de naam al doet vermoeden, het voorkomen van het ‘lekken’ van gevoelige informatie. Denk hierbij bijv. aan gevoelige klantgegevens of creditcardnummers.Lees verder