De Office 365 abonnementen voor bedrijven hebben bovenop de e-maildienst Exchange Online ook een online Spamfilter in het pakket zitten. Kortgeleden heeft een van onze klanten aan den lijve ondervonden hoe het spamfilter in de praktijk werkt.
Loos alarm
In dit specifieke geval betrof het een mail die eigenlijk geen spam was, maar toch als zodanig werd gemarkeerd. Oorzaak was de slechte reputatie van het domein van de andere partij. Dit laatste kan komen doordat spammers het domein hebben gebruikt om te mailen. Je kunt dan op een zwarte lijst komen die door de spamfilters van Microsoft worden gebruikt.
Ondanks dat alles er voor het spamfilter op wees dat het hier spam betrof, bleek het in dit geval geen spam te zijn. Het spamfilter verwijdert de mail niet maar zet het in een aparte ‘junk’ folder in de mailbox van de ontvanger. Helaas heeft onze klant de mail daarom over het hoofd gezien, met alle gevolgen van dien.
Het juiste beveiligingsniveau
Je kunt het spamfilter zo streng instellen als je zelf wilt. Stel je wilt absoluut uitsluiten dat er “troep” binnenkomt, dan zou je je e-mail helemaal dicht kunnen timmeren. Aan de andere kant kun je ook alles toelaten en het filteren van de mail aan de gebruikers overlaten.
Naar onze mening schiet je in beide situaties een beetje door. De standaard instellingen van het Spamfilter zweven een beetje tussen beide uitersten in. Wij kunnen voor de meesten ook aanraden dit zo te houden. Onze jarenlange ervaring als beheerder van vele Office 365 omgevingen leert dat de standaard instellingen over het algemeen niet of nauwelijks tot problemen leiden, dat wil zeggen de “troep” wordt goed gefilterd en wat doorkomt levert niet of nauwelijks ellende op.
Advanced Threat protection:
Naast het spamfilter zit er ook standaard een service in het pakket die je mailt scant op virussen. Een standaard virusscanner detecteert bedreigingen die al enige tijd bekend zijn. Om je mail tegen nieuwe en onbekende dreigingen te beschermen kun je bij Microsoft een extra laag beveiliging inkopen. Meer hierover kun je vinden in een vorige artikel van ons: “Geavanceerde e-mail beveiliging in Office 365”.