Group Icon

Microsoft’s ‘Teams’ nu in preview

Enige tijd geleden berichtten wij (zie ons ‘Skype Teams’ artikel) dat Microsoft bezig was met een nieuwe team-chat applicatie. Nu is de preview versie vrijgegeven. Daarmee heeft het ook zijn definitieve naam ‘Microsoft Teams’ gekregen.

Wat is ‘Microsoft Teams’?

Dit nieuwste onderdeel van de zakelijke 365 suite heeft als doel de communicatie met je collega’s te vergemakkelijken door één programma te bieden van waaruit men kan chatten, bellen, plannen, video-vergaderen en met bestanden kan werken.

Groot voordeel naast bovengenoemde is dat de chat in ‘Teams’ - in tegenstelling tot groepschats in ‘Skype for Business online’ - permanent bewaard blijven in de chats zelf. Hierdoor heb je altijd een overzicht van je gesprekshistorie bij de hand.

Voor wie is ‘Teams’ beschikbaar?

De preview is heden beschikbaar voor alle zakelijke Office 365 klanten. De verwachting is dat begin 2017 de software uit de preview fase komt en algemeen beschikbaar wordt.

Hoe gebruik ik Teams?

Omdat Teams nog in de preview-fase is, zal deze eerst door de beheerder moeten worden geactiveerd. Als dit is gebeurd, kan men ermee aan de slag.

Let wel, er is – in tegenstelling tot in onderstaande video – nog geen koppeling naar de app in de ‘app-launcher’ in het online 365 portal op het web. Wil je de app installeren ga je naar: https://teams.microsoft.com/downloads en wil je gebruik maken van de web app dan ga je naar: https://teams.microsoft.com. Er is tevens een app voor mobiele apparaten die in de respectievelijke appstores gedownload kan worden.

Voor degenen die geïnteresseerd zijn in de precieze mogelijkheden van de app en hoe deze te gebruiken hier een zeer informatieve video van het YouTube kanaal van ‘Microsoft Mechanics’:


Do It Yourself bord

365 Groups: self service 365

Wat zijn Office 365 Groups

Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.

Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.

Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups

SharePoint Integratie

In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.

Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.

Gasten uitnodigen

De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.

Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.

Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.

Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking

Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.


Backup

CloudAlly: Bevio partner voor back-ups

De meeste van onze klanten zijn evenals wijzelf tevreden afnemers van de ‘Cloud to Cloud’ back-up diensten van CloudAlly. Bij deze informeren wij u nader over de voordelen van het back-uppen van uw Cloud data.

Dataverlies door menselijke fouten

In Office 365 wordt bijvoorbeeld uw SharePoint data geback-upt en verspreid over verschillende geografische locaties om maximale continuïteit te kunnen garanderen. ‘Waarom dan toch nog een extra back-up?’, vraagt u zich misschien af.

Stel een gebruiker verwijdert (per ongeluk) belangrijke data, dan is het – ondanks de vele aanwezige maatregelen – lastig en tijdrovend om de data terug te halen. Mocht dit pas na maanden worden ontdekt, is de kans groot dat de data definitief verloren is gegaan.

Om ook in dergelijke situaties weer snel bij uw gegevens te kunnen en alles weer ‘in de lucht’ te hebben, kunt u overwegen een partner in de arm te nemen die regelmatig een onafhankelijke back-up maakt van uw Cloud-data.

CloudAlly

CloudAlly biedt de mogelijkheid uw data dagelijks te back-uppen en indien nodig snel en eenvoudig een restore uit te voeren. Binnen Office 365 geldt dat niet alleen voor SharePoint en OneDrive data maar ook voor Exchange online.

Interesse?

Mocht u meer informatie willen over een dergelijke back-up oplossing, kunt u contact met ons opnemen.


Microsoft Dynamics AX en CRM logo's

Dynamics 365

Recent heeft Microsoft aangekondigd met een nieuw cloud-based aanbod van hun ‘Dynamics’ software te komen: Dynamics 365. Dynamics biedt zowel CRM als ERP functionaliteit.

Wat is Dynamics 365

Dynamics 365 onderscheidt zich door verregaande integratie met de volgende bijgeleverde diensten en software:

  • De zakelijke Office 365 suite, wat o.a. de Office 2013/2016 applicaties bevat.
  • Workflow & Powerapps, applicaties die users in staat stellen zelf zaken te automatiseren.
  • Azure IoT, een cloud-based service voor het verzamelen en analyseren van data gegenereerd door allerlei sensoren.
  • Cortana Intelligence, een suite clouddiensten die o.a. zijn gericht op het geautomatiseerd analyseren van uitzonderlijk grote hoeveelheden data.

Zeer granulair

Microsoft heeft aangegeven dat men van plan is om de dienst – vergelijkbaar met het huidige licentiemodel van het zakelijke 365 aanbod – aan te bieden in ‘delen’ die zijn gericht op specifieke ‘functies’ (Financials, Field Service, Sales, Operations, Marketing, Project).

Daarnaast heeft men aangeven een apart aanbod te hebben voor het MKB en een apart aanbod voor de grotere bedrijven in de vorm de gebruikelijke ‘Business’ en ‘Enterprise’ licenties.

Microsoft komt waarschijnlijk op korte termijn met meer details over deze nieuwe dienst die wij uiteraard graag weer met u delen.


Geplande Afspraak

Nieuw in 365: Microsoft Bookings

Microsoft heeft recent een handige nieuwe dienst aangekondigd die beschikbaar gaat komen voor de zakelijke Office 365 gebruikers: Microsoft Bookings.

‘Self-Service’ afspraken

Deze dienst is voornamelijk bedoeld om uw relaties zelf hun afspraken te laten maken middels een speciaal daarvoor ingerichte webpagina in 365. Hieronder een kort overzicht van de functies van deze nieuwe dienst:

  • U en uw relaties kunnen zelf hun afspraken boeken en aanpassen
  • Optie voor verschillende pagina’s voor verschillende afdelingen
  • Web-app die geoptimaliseerd is voor zowel computers als telefoons
  • Boekingsbevestigingen en herinneringen voor u en uw relatie
  • Integratie met de persoonlijke agenda van u en uw relatie
  • Totaaloverzicht van alle geboekte afspraken bij alle medewerkers
  • Automatisch aangemaakte contactenlijst met door relatie tijdens boeking opgegeven contactgegevens

Om u een beter beeld te geven van de ervaring voor uw relatie hier een kleine animatie:

Microsoft Booking
Afbeelding: Microsoft

Interesse?

Zodra meer bekend is over de datum waarop de dienst beschikbaar is, melden wij dit via dit nieuwskanaal. Voor meer informatie over of hulp bij deze nieuwe dienst of andere 365 gerelateerde zaken kunt u altijd contact met ons opnemen.


vliegtuig

Bevio wenst u een prettige vakantie!

Na een jaar volop in de ‘Cloud’ gewerkt te hebben is het nu de tijd om eens boven de ‘Cloud’ uit te stijgen op weg naar uw vakantiebestemming!

Al diegenen die nog op vakantie gaan wensen wij een mooie tijd toe. Degenen die al terug zijn hebben vast al weer genoeg energie opgedaan om volop verder te gaan in de 365 cloud.

Voor degenen die hun zakelijke data nog niet in Office 365 hebben ondergebracht is dit nu misschien een mooi moment om dit alsnog te doen. Zo kunt u zichzelf tijdens uw vakantie nog meer ontspannen, gezien u zich over de veiligheid en bereikbaarheid van u data helemaal geen zorgen meer hoeft te maken.

Met vriendelijke groeten uit een zonnig Den Bosch,

Het Bevio Team


Map met slot

Documentbeveiliging met RMS

RMS staat voor Rights Management Services en is een dienst die Microsoft aanbiedt om documenten te beveiligen. De dienst is beschikbaar als onderdeel van bepaalde 365 abonnementen, maar kan ook los worden bijgekocht.

Wat is RMS?

Het is met deze dienst mogelijk om het gebruik van een specifiek document af te grendelen. Denk hierbij aan het beperken van de mogelijkheid tot aanpassen of het gebruik ervan te beperken tot specifieke personen. Dit kunnen personen zijn binnen uw organisatie of binnen een andere organisatie.

Het grote voordeel van de beveiliging door middel van RMS is dat - ongeacht wat er met het document gebeurt of waar het zich bevindt - de beveiliging onderdeel blijft van het document. Een voorbeeld: uw collega stuurt per abuis een vertrouwelijk document per email door naar een derde. Niets aan de hand, want u heeft met behulp van RMS aangegeven dat alleen uw collega het document kan inzien. De derde kan het document dus niet openen, aangezien dit versleuteld is.

Tevens is het voor ons als beheerder mogelijk om bovenstaande beveiliging geautomatiseerd toe te laten passen op uw e-mail en op uw documenten in SharePoint online.

Hoe kom ik aan Azure RMS?

De ‘Azure RMS’ service is inbegrepen in de Office 365 E3 en hogere abonnementen. Daarnaast is het mogelijk om deze dienst los bij te kopen. Dit kan in de vorm van een ‘Azure Rights Management Premium’ licentie vanaf €1,70 per gebruiker per maand of als onderdeel van de ‘Enterprise Mobility Suite’ wat ca. €7,85 per gebruiker per maand kost. In het laatste geval is ook o.a. geavanceerd apparaat beheer middels ‘Microsoft Intune’ en geavanceerd gebruikersbeheer middels ‘Azure AD Premium’ inbegrepen.

De genoemde prijzen kunnen wijzigen!

Interesse?

Voor meer informatie over deze dienst kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij informeren u graag over alle ins en outs van deze extra beveiligings-laag van Microsoft. Teven zijn we de partij bij uitstek om deze voor u te configureren.


The Future!

De toekomst van SharePoint

Kortgeleden heeft Microsoft een en ander uit de doeken gedaan over hoe SharePoint zich verder gaat ontwikkelen. Hier volgt een kort overzicht van enkele van de nieuwe features:

Wijzigingen aan de ‘look & feel’

Microsoft is met als doel het toegankelijker maken van SharePoint een en ander aan het veranderen aan de ‘gebruikersinterface’ van SharePoint. Een aantal voorbeelden:

De SharePoint homepage

Waar men eerst een pagina kreeg met tegeltjes die doorverwezen naar verschillende sites is deze pagina vervangen door een ‘homepage’ waar o.a. recent en regelmatig bezochte sites en documenten zichtbaar zijn.

SharePoint Homepage
Foto: Microsoft

Nieuw uiterlijk voor ‘bibliotheken’

De documentbibliotheken hebben een oppoetsbeurt gehad. De vernieuwingen zijn voor een groot gedeelte kosmetisch of wijzigingen aan de indelingen en plaatsing van knoppen en functies. Daarnaast zijn er natuurlijk enkele nieuwe functies toegevoegd. Denk hierbij aan de mogelijkheid om documenten bovenin de bibliotheek vast te ‘pinnen’ en de mogelijkheid om snelkoppelingen – het zij naar websites het zij naar documenten op SharePoint – in te voegen.

Nieuw Uiterlijk Documentbibliotheek
Foto: Microsoft

SharePoint app voor de mobiel

Microsoft is druk bezig met een app voor tablets en telefoons waarmee men hierop gebruik kan maken van de Teamsite. Voor IOS is deze app reeds uitgekomen, meer info vindt u hier en de app downloaden kunt u hier. Voor andere mobiele besturingssystemen – met name Android – komt de app later dit jaar.

SharePoint App
Foto: Microsoft

Topje van de ijsberg

Bovenstaande zijn enkele van de veranderingen die voor SharePoint gebruikers het meest relevant en merkbaar zullen zijn. Er zijn nog veel meer zaken vernieuwd of verbeterd en tevens staan er nog veel vernieuwingen op stapel. Enkele voorbeelden zijn verbeteringen van de ‘Office 365 groups’ en hun integratie met reguliere SharePoint sites, de look en feel van SharePoint in het algemeen en legio aan verbeteringen voor beheerders en ontwikkelaars. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen of op eigen initiatief een kijkje nemen op het Office blog.


2 Notebooks

Office 365 planner

Microsoft is momenteel bezig met het uitrollen van de online ‘Planner’ software voor de 365 suite. Deze zal de komende tijd voor de meeste zakelijke 365 klanten automatisch beschikbaar komen in de 365 portal.

Wat is ‘Planner’?

Met ‘Planner’ kan men een project – in de software een ‘Plan’ genoemd – aanmaken, hier mensen voor uitnodigen en taken toewijzen. Men kan aan deze taken o.a. direct vanuit de ‘Planner’ documenten vanuit bijv. OneDrive for Business toevoegen. Tevens kan men deze taken van commentaar voorzien en gemakkelijk een overzicht krijgen van wat er nog moet gebeuren middels verschillende dashboards en diagrammen.

Deze video van Microsoft geeft een kort maar krachtig (Engelstalig) overzicht van de verschillende functies:

Interesse?

De functie is grotendeels gebouwd op de ‘Office 365 Groups’ functie die Microsoft enige tijd geleden heeft uitgebracht. Aan het ‘Plan’ is dan ook bijv. een ‘groeps-OneDrive’ gekoppeld. Mocht men geïnteresseerd zijn in deze nieuwe functie kan men contact met ons opnemen voor meer informatie.


SAP Logo

Samenwerking SAP & Microsoft in de Cloud

Microsoft heeft recent aangekondigd samen te werken met SAP om het soepel hosten van SAP HANA op hun Azure service te bewerkstelligen. Daarnaast is men bezig met het ontwikkelen van betere integratie met de Office Apps voor verschillende SAP modules.

SAP HANA en Azure?

Ter inleiding een korte beschrijving:

De HANA databasesoftware van SAP heeft als kenmerk dat de data volledig in het werkgeheugen wordt geladen. Zodoende is het mogelijk om met de actuele gegevens te werken, ipv met een zogenaamde ‘cache’ – een lokaal opgeslagen momentopname –  van de data. Dit bevordert de snelheid van werken aanzienlijk aldus SAP.

Azure is een ‘Cloud hosting platform’ van Microsoft. Heel simpel gezegd is dit een verzameling van tientallen datacenters, met vele krachtige servers, waar je een ‘virtueel’ stukje van kan huren. Vervolgens kun je hier je eigen software of service – zoals SAP – op laten draaien.

De combinatie

Wat de combinatie van de 2 services interessant maakt, is dat het draaien van software in de Cloud een behoorlijke kostenbesparing kan opleveren.

Het feit dat Microsoft de SAP HANA software ‘Officieel’ gaat ondersteunen op hun Azure platform maakt dat de configuratie hiervan nu nog gemakkelijker – en dus goedkoper – zal worden.

Office Integratie

Naast de Officiële ondersteuning voor HANA, sleutelt Microsoft samen met SAP momenteel aan betere integratie van de SAP diensten in de Office programma’s. Momenteel heeft men aangekondigd met het volgende bezig te zijn:

  • Het gelijktijdig samenwerken aan contracten e.d. in SAP haar ARIBA software, ook op mobiele apparaten.
  • Het boeken van vluchten voor werknemers vanuit je Outlook agenda en de mogelijkheid de boekingen direct te registreren in de SAP software ‘Concur’.
  • Het vanuit Outlook goedkeuren van zaken uit SAP ‘Fieldglass’. Denk aan vacatures, nieuwe werknemers en tijdschema’s.
  • Het automatisch instellen van een Out of Office melding in Outlook voor tijden waarop in ‘Succesfactors’ van SAP wordt aangegeven dat medewerkers vrij zijn.

If you can’t beat them, join them zal het motto zijn bij SAP en Microsoft en dat onderschrijven wij!