Plan je afspraken met Excel en Outlook

Soms gebeurt het dat je een aantal data in de agenda van meerdere mensen wilt plannen. In Outlook kan dat een vrij omslachtige bezigheid zijn. Ik gebruik regelmatig Excel en Outlook. Vandaar dat ik in Excel  een macro heb geschreven die je in staat stelt om de data en tijden aan te geven, de verschillende deelnemers aan te geven en vervolgens met 1 druk op de knop de verschillende afspraken in de agenda’s van de verschillende deelnemers te plaatsen.

Wat kan je met de tool

Met behulp van Excel een lijst maken met daarin de afspraken incluis data, verplicht- en optioneel aanwezigen, opmerkingen en locaties en deze vervolgens met 1 druk op de knop te verzenden en plannen in alle outlook agenda’s van genodigden in laats van iedere afspraak individueel te moeten maken.

Handleiding

Met het Excel blad is het mogelijk om afspraken in Outlook te plannen en te verzenden.

Er wordt gebruik gemaakt van de volgende regels:

  • als de duur van de afspraak is ingevuld, zal de eindtijd door Outlook zelf worden berekend;
  • is het veld “Duur” leeg gelaten, dan zal Outlook de ingevulde eindtijd gebruiken als eindtijd van de afspraak;
  • indien de velden Verplicht- en Optioneel aanwezigen leeg gelaten wordt, dan wordt er slechts een afspraak in de eigen agenda gezet;
  • e-mail adressen van de Optioneel en Verplicht aanwezigen dienen te worden gescheiden met puntkomma (;);
  • indien er geen waarde wordt gekozen voor Tijd Weergeven als, zal de tijd als Bezet worden weergegeven in de agenda;
  • indien geen waarde wordt gegeven voor Herinnering in minuten, zal er en standaard herinnering van 60 minuten worden gegeven.

De is getest en werkt in zowel MS Office 2010 als MS Office 2013.

Downloaden

Het Excel template bestand is hier te downloaden: Planninghulpje downloaden

Het template is wel beveiligd, maar zonder wachtwoord, dus je kunt de beveiliging er zo afhalen en aanpassen naar je eigen wensen!

planninghulpje_screen

 

Share
This
2 Comments
  1. Hallo

    ik was zeer benieuwd naar de macro die je hier gebruikte maar de link om de excel template te downloaden werkt helaas niet. Zou die nog beschikbaar zijn?

    Alvast bedankt!!
    Groetjes
    Mieke

    1. Beste Mieke,

      Bedankt dat je even doorgeeft dat deze koppeling niet meer werkt.

      Helaas blijkt dat dit document tijdens een domeinverhuizing verloren is gegaan. Dit nieuwsbericht zal daarom binnenkort van het net worden gehaald.
      Mocht je geïnteresseerd zijn in andere zaken die het plannen van afspraken in outlook kunnen vergemakkelijken, dan zou ik je naar ons artikel over FindTime, een Microsoft Add-In voor Outlook 2013 en 2016, kunnen doorverwijzen.

      Tevens kun je in Outlook gemakkelijk meerdere agenda’s van personen uit dezelfde organisatie openen en naast je eigen agenda weergeven. Open de mappenlijst van je agenda > klik met rechts op “Mijn agenda’s” of “Andere agenda’s” > klik op ‘Agenda toevoegen’. Mogelijk zal betreffende persoon eerst zijn agenda met je moeten delen via Outlook.

      Met vriendelijke groet,

      Twan van der Leij

Post a comment