Skype Teams
Er ging al enige tijd rond dat Microsoft de communicatieservice Slack wilde overnemen. Nu is Microsoft ‘in plaats van’ begonnen met de ontwikkeling van een concurrerende communicatiedienst voor teams onder de noemer: Skype Teams.
De mogelijkheden
Deze applicatie biedt de mogelijkheid om verschillende chatrooms te maken waarin men met elkaar kan communiceren en werk kan delen. Bijvoorbeeld een Salesteam met chats voor ‘marketing’ en ‘presentaties’. In deze chatrooms kunnen de leden van het Salesteam berichten achterlaten, welke hier voor lange tijd terug te lezen blijven.
Daarnaast zal Skype Teams ook enkele bekende Skype functionaliteiten krijgen, zoals video-vergaderen en deze vergaderingen kun je op voorhand inplannen in je outlook agenda.
Het verschil
Veel van bovenstaande functionaliteiten zullen – aan hen die Slack al hebben gebruikt – bekend voorkomen. Waar Skype Teams zich in moet gaan onderscheiden is de integratie met de Office 365 diensten.
Wat te verwachten
De app wordt momenteel door Microsoft intern getest. Zodra deze fase is afgerond zou de app in preview moeten komen van de zakelijke Office 365 afnemers. Exacte data zijn nog niet bekend.
Het is wel de bedoeling dat tegen die tijd de app op zoveel mogelijk apparaten beschikbaar wordt. Momenteel staan er een web-app en apps voor Android, iOS en Windows Phone in de planning.
365 Groups: self service 365
Wat zijn Office 365 Groups
Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.
Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.
Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups
SharePoint Integratie
In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.
Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.
Gasten uitnodigen
De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.
Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.
Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.
Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking
Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.
CloudAlly: Bevio partner voor back-ups
De meeste van onze klanten zijn evenals wijzelf tevreden afnemers van de ‘Cloud to Cloud’ back-up diensten van CloudAlly. Bij deze informeren wij u nader over de voordelen van het back-uppen van uw Cloud data.
Dataverlies door menselijke fouten
In Office 365 wordt bijvoorbeeld uw SharePoint data geback-upt en verspreid over verschillende geografische locaties om maximale continuïteit te kunnen garanderen. ‘Waarom dan toch nog een extra back-up?’, vraagt u zich misschien af.
Stel een gebruiker verwijdert (per ongeluk) belangrijke data, dan is het – ondanks de vele aanwezige maatregelen – lastig en tijdrovend om de data terug te halen. Mocht dit pas na maanden worden ontdekt, is de kans groot dat de data definitief verloren is gegaan.
Om ook in dergelijke situaties weer snel bij uw gegevens te kunnen en alles weer ‘in de lucht’ te hebben, kunt u overwegen een partner in de arm te nemen die regelmatig een onafhankelijke back-up maakt van uw Cloud-data.
CloudAlly
CloudAlly biedt de mogelijkheid uw data dagelijks te back-uppen en indien nodig snel en eenvoudig een restore uit te voeren. Binnen Office 365 geldt dat niet alleen voor SharePoint en OneDrive data maar ook voor Exchange online.
Interesse?
Mocht u meer informatie willen over een dergelijke back-up oplossing, kunt u contact met ons opnemen.
Dynamics 365
Recent heeft Microsoft aangekondigd met een nieuw cloud-based aanbod van hun ‘Dynamics’ software te komen: Dynamics 365. Dynamics biedt zowel CRM als ERP functionaliteit.
Wat is Dynamics 365
Dynamics 365 onderscheidt zich door verregaande integratie met de volgende bijgeleverde diensten en software:
- De zakelijke Office 365 suite, wat o.a. de Office 2013/2016 applicaties bevat.
- Workflow & Powerapps, applicaties die users in staat stellen zelf zaken te automatiseren.
- Azure IoT, een cloud-based service voor het verzamelen en analyseren van data gegenereerd door allerlei sensoren.
- Cortana Intelligence, een suite clouddiensten die o.a. zijn gericht op het geautomatiseerd analyseren van uitzonderlijk grote hoeveelheden data.
Zeer granulair
Microsoft heeft aangegeven dat men van plan is om de dienst – vergelijkbaar met het huidige licentiemodel van het zakelijke 365 aanbod – aan te bieden in ‘delen’ die zijn gericht op specifieke ‘functies’ (Financials, Field Service, Sales, Operations, Marketing, Project).
Daarnaast heeft men aangeven een apart aanbod te hebben voor het MKB en een apart aanbod voor de grotere bedrijven in de vorm de gebruikelijke ‘Business’ en ‘Enterprise’ licenties.
Microsoft komt waarschijnlijk op korte termijn met meer details over deze nieuwe dienst die wij uiteraard graag weer met u delen.
Nieuw in 365: Microsoft Bookings
Microsoft heeft recent een handige nieuwe dienst aangekondigd die beschikbaar gaat komen voor de zakelijke Office 365 gebruikers: Microsoft Bookings.
‘Self-Service’ afspraken
Deze dienst is voornamelijk bedoeld om uw relaties zelf hun afspraken te laten maken middels een speciaal daarvoor ingerichte webpagina in 365. Hieronder een kort overzicht van de functies van deze nieuwe dienst:
- U en uw relaties kunnen zelf hun afspraken boeken en aanpassen
- Optie voor verschillende pagina’s voor verschillende afdelingen
- Web-app die geoptimaliseerd is voor zowel computers als telefoons
- Boekingsbevestigingen en herinneringen voor u en uw relatie
- Integratie met de persoonlijke agenda van u en uw relatie
- Totaaloverzicht van alle geboekte afspraken bij alle medewerkers
- Automatisch aangemaakte contactenlijst met door relatie tijdens boeking opgegeven contactgegevens
Om u een beter beeld te geven van de ervaring voor uw relatie hier een kleine animatie:
Interesse?
Zodra meer bekend is over de datum waarop de dienst beschikbaar is, melden wij dit via dit nieuwskanaal. Voor meer informatie over of hulp bij deze nieuwe dienst of andere 365 gerelateerde zaken kunt u altijd contact met ons opnemen.
Ook Windows 10 en de Surface in abonnementsvorm
Voor bedrijven is er al geruime tijd de mogelijkheid het Microsoft Office pakket en de Office 365 services als abonnement af te nemen. Sinds kort kunnen ook het besturingssysteem Windows 10 en de Microsoft tablet genaamd Surface op abonnementsbasis worden afgenomen.
Windows 10 Enterprise abonnementen
Microsoft heeft recent aangekondigd deze herfst ook Windows 10 Enterprise als abonnement in de markt te gaan zetten. Het zal dan voor $7,- per user per maand in Amerika beschikbaar worden. Exacte data en prijzen voor andere regio’s zijn nog niet bekend.
Voor grote bedrijven komt er nog de mogelijkheid om bovenstaande abonnementen af te nemen in een pakket waar ook Office 365 en de EMS suite – een pakket met verschillende services die veiligheid en mobiliteit moeten bevorderen – deel van uitmaken.
Surface as a Service
Een andere interessante mogelijkheid is het ‘Surface as a Service’ programma. Hierbij wordt het mogelijk om Surface tablets als het ware te ‘Leasen’. Momenteel werkt Microsoft hiervoor samen met een van hun grotere Europese partners: ALSO. De verwachting is dat de verschillende kanalen die worden gebruikt om deze nieuwe dienst aan de man te brengen snel worden uitgebreid.
De toekomst van SharePoint
Kortgeleden heeft Microsoft een en ander uit de doeken gedaan over hoe SharePoint zich verder gaat ontwikkelen. Hier volgt een kort overzicht van enkele van de nieuwe features:
Wijzigingen aan de ‘look & feel’
Microsoft is met als doel het toegankelijker maken van SharePoint een en ander aan het veranderen aan de ‘gebruikersinterface’ van SharePoint. Een aantal voorbeelden:
De SharePoint homepage
Waar men eerst een pagina kreeg met tegeltjes die doorverwezen naar verschillende sites is deze pagina vervangen door een ‘homepage’ waar o.a. recent en regelmatig bezochte sites en documenten zichtbaar zijn.
Nieuw uiterlijk voor ‘bibliotheken’
De documentbibliotheken hebben een oppoetsbeurt gehad. De vernieuwingen zijn voor een groot gedeelte kosmetisch of wijzigingen aan de indelingen en plaatsing van knoppen en functies. Daarnaast zijn er natuurlijk enkele nieuwe functies toegevoegd. Denk hierbij aan de mogelijkheid om documenten bovenin de bibliotheek vast te ‘pinnen’ en de mogelijkheid om snelkoppelingen – het zij naar websites het zij naar documenten op SharePoint – in te voegen.
SharePoint app voor de mobiel
Microsoft is druk bezig met een app voor tablets en telefoons waarmee men hierop gebruik kan maken van de Teamsite. Voor IOS is deze app reeds uitgekomen, meer info vindt u hier en de app downloaden kunt u hier. Voor andere mobiele besturingssystemen – met name Android – komt de app later dit jaar.
Topje van de ijsberg
Bovenstaande zijn enkele van de veranderingen die voor SharePoint gebruikers het meest relevant en merkbaar zullen zijn. Er zijn nog veel meer zaken vernieuwd of verbeterd en tevens staan er nog veel vernieuwingen op stapel. Enkele voorbeelden zijn verbeteringen van de ‘Office 365 groups’ en hun integratie met reguliere SharePoint sites, de look en feel van SharePoint in het algemeen en legio aan verbeteringen voor beheerders en ontwikkelaars. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen of op eigen initiatief een kijkje nemen op het Office blog.
Werk veilig!
Naar aanleiding van een grote hoeveelheid nieuwsberichten over phishing en ontfutselde wachtwoorden geven wij u graag wat tips mee over hoe u uw data en accounts kunt beveiligen.
Gebruik niet overal hetzelfde wachtwoord
Hoewel het eigenlijk voor zich spreekt dat het zeer verstandig is om zoveel mogelijk verschillende wachtwoorden te gebruiken, is het eerder regel dan uitzondering dat men veelal hetzelfde wachtwoord gebruikt. Vanuit gebruikersgemak zou je het zomaar doen, totdat er een wachtwoord database op het internet verschijnt die bijvoorbeeld gebaseerd is op LinkedIn of Facebook credentials. Voor velen betekent dit dat hierdoor ook vertrouwelijke data voor derden toegankelijk zijn! Kies dus op zijn minst verschillende wachtwoorden voor je werk, vertrouwelijke privé zaken en minder privacy gevoelige zaken.
Daarnaast is het mogelijk om een ‘Password management tool’ te gebruiken zoals bijv. LastPass of 1Password. Je gebruikt dan één met een wachtwoord beveiligde persoonlijke database waar al je wachtwoorden in staan. Zo hoef je er in essentie maar één te onthouden.
Gebruik meerdere soorten authenticatie
Ook een goede extra beveiligingslaag is de zogenoemde ‘multi factor authentication’ die veel online services tegenwoordig bieden. Hierbij kan bijv. naast je reguliere wachtwoord worden vereist dat je nog een sms-code gebruikt om in te loggen. Naast de sms code wordt ook steeds meer gebruik gemaakt van een vingerafdruk, ‘token’ of ‘druppel’ als 2e of 3e laag. Met dit laatste is een organisatie als ‘FIDO’ baanbrekend bezig.
Office 365 planner
Microsoft is momenteel bezig met het uitrollen van de online ‘Planner’ software voor de 365 suite. Deze zal de komende tijd voor de meeste zakelijke 365 klanten automatisch beschikbaar komen in de 365 portal.
Wat is ‘Planner’?
Met ‘Planner’ kan men een project – in de software een ‘Plan’ genoemd – aanmaken, hier mensen voor uitnodigen en taken toewijzen. Men kan aan deze taken o.a. direct vanuit de ‘Planner’ documenten vanuit bijv. OneDrive for Business toevoegen. Tevens kan men deze taken van commentaar voorzien en gemakkelijk een overzicht krijgen van wat er nog moet gebeuren middels verschillende dashboards en diagrammen.
Deze video van Microsoft geeft een kort maar krachtig (Engelstalig) overzicht van de verschillende functies:
Interesse?
De functie is grotendeels gebouwd op de ‘Office 365 Groups’ functie die Microsoft enige tijd geleden heeft uitgebracht. Aan het ‘Plan’ is dan ook bijv. een ‘groeps-OneDrive’ gekoppeld. Mocht men geïnteresseerd zijn in deze nieuwe functie kan men contact met ons opnemen voor meer informatie.
Skype for Business chat in de Browser
Zoals sommigen misschien al wel is opgevallen is er sinds kort een nieuw icoon verschenen bovenin de Outlook Web-App:
Met deze knop open je een paneel in de browser waarmee kan worden gechat via Skype voor Bedrijven. Het spreekt allemaal aardig voor zich: je opent het venster, kiest een contact uit de lijst en begint met chatten.
Wat ons betreft een handige nieuwe functie voor als je even geen toegang hebt tot Skype voor Bedrijven en toch graag snel iets met iemand wilt bespreken. Doe er je voordeel mee!