De toekomst van SharePoint
Kortgeleden heeft Microsoft een en ander uit de doeken gedaan over hoe SharePoint zich verder gaat ontwikkelen. Hier volgt een kort overzicht van enkele van de nieuwe features:
Wijzigingen aan de ‘look & feel’
Microsoft is met als doel het toegankelijker maken van SharePoint een en ander aan het veranderen aan de ‘gebruikersinterface’ van SharePoint. Een aantal voorbeelden:
De SharePoint homepage
Waar men eerst een pagina kreeg met tegeltjes die doorverwezen naar verschillende sites is deze pagina vervangen door een ‘homepage’ waar o.a. recent en regelmatig bezochte sites en documenten zichtbaar zijn.
Nieuw uiterlijk voor ‘bibliotheken’
De documentbibliotheken hebben een oppoetsbeurt gehad. De vernieuwingen zijn voor een groot gedeelte kosmetisch of wijzigingen aan de indelingen en plaatsing van knoppen en functies. Daarnaast zijn er natuurlijk enkele nieuwe functies toegevoegd. Denk hierbij aan de mogelijkheid om documenten bovenin de bibliotheek vast te ‘pinnen’ en de mogelijkheid om snelkoppelingen – het zij naar websites het zij naar documenten op SharePoint – in te voegen.
SharePoint app voor de mobiel
Microsoft is druk bezig met een app voor tablets en telefoons waarmee men hierop gebruik kan maken van de Teamsite. Voor IOS is deze app reeds uitgekomen, meer info vindt u hier en de app downloaden kunt u hier. Voor andere mobiele besturingssystemen – met name Android – komt de app later dit jaar.
Topje van de ijsberg
Bovenstaande zijn enkele van de veranderingen die voor SharePoint gebruikers het meest relevant en merkbaar zullen zijn. Er zijn nog veel meer zaken vernieuwd of verbeterd en tevens staan er nog veel vernieuwingen op stapel. Enkele voorbeelden zijn verbeteringen van de ‘Office 365 groups’ en hun integratie met reguliere SharePoint sites, de look en feel van SharePoint in het algemeen en legio aan verbeteringen voor beheerders en ontwikkelaars. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen of op eigen initiatief een kijkje nemen op het Office blog.
Office 365 planner
Microsoft is momenteel bezig met het uitrollen van de online ‘Planner’ software voor de 365 suite. Deze zal de komende tijd voor de meeste zakelijke 365 klanten automatisch beschikbaar komen in de 365 portal.
Wat is ‘Planner’?
Met ‘Planner’ kan men een project – in de software een ‘Plan’ genoemd – aanmaken, hier mensen voor uitnodigen en taken toewijzen. Men kan aan deze taken o.a. direct vanuit de ‘Planner’ documenten vanuit bijv. OneDrive for Business toevoegen. Tevens kan men deze taken van commentaar voorzien en gemakkelijk een overzicht krijgen van wat er nog moet gebeuren middels verschillende dashboards en diagrammen.
Deze video van Microsoft geeft een kort maar krachtig (Engelstalig) overzicht van de verschillende functies:
Interesse?
De functie is grotendeels gebouwd op de ‘Office 365 Groups’ functie die Microsoft enige tijd geleden heeft uitgebracht. Aan het ‘Plan’ is dan ook bijv. een ‘groeps-OneDrive’ gekoppeld. Mocht men geïnteresseerd zijn in deze nieuwe functie kan men contact met ons opnemen voor meer informatie.
Skype for Business chat in de Browser
Zoals sommigen misschien al wel is opgevallen is er sinds kort een nieuw icoon verschenen bovenin de Outlook Web-App:
Met deze knop open je een paneel in de browser waarmee kan worden gechat via Skype voor Bedrijven. Het spreekt allemaal aardig voor zich: je opent het venster, kiest een contact uit de lijst en begint met chatten.
Wat ons betreft een handige nieuwe functie voor als je even geen toegang hebt tot Skype voor Bedrijven en toch graag snel iets met iemand wilt bespreken. Doe er je voordeel mee!
De ‘Microsoft Ondersteunings- en herstelassistent voor Office 365’
Microsoft heeft sinds kort een tool beschikbaar gesteld die Office 365 gebruikers helpt met het detecteren en oplossen van verschillende 365 issues en met name binnen Outlook.
Interesse?
Mocht je tegen problemen aanlopen en eerst zelf willen kijken of je het probleem op kan lossen, dan kun je deze tool gratis downloaden op de volgende site: https://diagnostics.outlook.com/#/.
Nadat je de tool hebt geïnstalleerd en gestart kun je aan de slag. Hij zal aan de hand van verschillende vragen proberen het probleem vast te stellen en waar mogelijk dit automatisch voor je verhelpen. Voor een beter beeld van wat je precies kan verwachten kun je hier terecht.
De toekomst
Hoewel de tool nu zich nog voornamelijk beperkt tot Outlook issues, staat er gepland om dit op den duur uit te breiden tot zoveel mogelijk services in de Office 365 suite. Zodra deze extra mogelijkheden beschikbaar komen, werkt het programma zichzelf automatisch hiermee bij.
Skype for Business preview voor MAC
Momenteel maken de 365 gebruikers die gebruik maken van een MAC nog steeds gebruik van de ‘Lync 2011’ client. Voor al deze mensen is er goed nieuws: Skype for Business voor de MAC is in aantocht!
Vroege preview
Momenteel is het al mogelijk om je voor de preview versie van de MAC S4B client in te schrijven. De functies van de huidige iteratie van deze preview beperken zich tot het weergeven van- en deelnemen aan Skype for Business meetings.
Chat functionaliteiten (zowel tekst als audio) zouden in het begin van de zomer aan de preview moeten worden toegevoegd en VOIP-functionaliteiten (bellen met/via het reguliere telefoonnetwerk) komen naar verwachting richting het eind van de zomer beschikbaar.
Geïnteresseerd?
Het is mogelijk om jezelf (of je organisatie) in te schrijven op de volgende site: http://www.skypepreview.com/. Je krijgt dan in de loop van de komende weken een uitnodiging toegestuurd waarmee de nieuwe client gedownload kan worden. Deze kan overigens gewoon naast de Lync 2011 client worden gebruikt.
De release van de definitieve versie staat momenteel – onder voorbehoud – op de agenda voor het 3e kwartaal van 2016.
Verwacht in Office 365: Group Connectors
Wat zijn ‘Office 365 Connectors’
Office 365 ‘Connectors’ maken het mogelijk om ‘updates’ van andere applicaties en diensten naar het gedeelde postvak van een Office 365 groep te sturen, zodat deze groep gemakkelijk op de hoogte blijft.
Enkele voorbeelden van applicaties die op deze manier gekoppeld kunnen worden zijn: Salesforce, Zendesk, Twitter, Mailchimp en Github. Zoals je ziet lopen de ondersteunde services qua functionaliteiten flink uiteen. Van sales- en marketingsoftware tot social-media en helpdesksoftware.
Wat brengt de toekomst
Momenteel zijn er ongeveer 50 verschillende services die de ‘Office 365 Connectors’ ondersteunen. Verder probeert Microsoft ook steeds meer andere organisaties te motiveren om ondersteuning voor deze nieuwe functionaliteit in te bouwen. Naast de stappen die worden ondernomen om nog een breder scala aan diensten compatibel te krijgen, wil Microsoft deze mogelijk op termijn ook beschikbaar maken voor ‘losse’ gebruikers.
Doe je voordeel met ‘Office 365 Groups’
Samen met de integratie van de 365 groepen in Outlook 2016 en de recente verhoging van opslagruimte in 365 worden deze groepen een steeds interessantere optie voor samenwerking binnen 365. Zie ons artikel voor meer uitleg over Office 365 Groups.
SkyKick Cloud Back-up
Microsoft heeft de beveiliging van de data van haar Office 365 zakelijke klanten goed op orde. Naast het feit dat alles ‘versleuteld’ is heeft men in meerdere datacentra een kopie van uw gegevens staan.
Menselijke fout
Toch kan het misgaan als bijvoorbeeld een van uw medewerkers per ongeluk een grote hoeveelheid data verwijdert. Hoewel Microsoft hier mogelijkheden biedt om een en ander weer te herstellen is dit – met name voor grote hoeveelheden data – een bijzonder tijdrovend proces. In het geval u de fout later dan 3 maanden ontdekt, is de verwijderde data definitief verloren.
Verschillende bedrijven hebben daarom diensten ontwikkeld waarmee u een kopie van uw data naar een andere plek kunt laten maken en – belangrijker zelfs – deze gemakkelijk en snel weer terug kunt zetten. Een daarvan is SkyKick.
SkyKick – Onbeperkte Back-Ups tegen vast laag tarief
SkyKick onderscheidt zich van de concurrentie in het feit dat zij de kosten niet berekenen op basis van de hoeveelheid data, maar op basis van het aantal gebruikers. Voor veel 365 klanten in het MKB interessant omdat ze zo voor relatief weinig geld een back-up oplossing in huis kunnen halen.
Ook is een van SkyKicks grootste verkooppunten het feit dat je voor deze prijs een onbeperkte hoeveelheid opslag krijgt waarin een onbeperkt aantal back-ups kan worden opgeslagen. Deze back-ups kunnen tot zesmaal daags worden gemaakt en kunnen zolang de klant het wenst worden bewaard. Kanttekening is wel dat SkyKick een in Amerika gevestigde organisatie is en hier dan ook standaard de data opslaat. Voor klanten in de EU biedt SkyKick de mogelijkheid om in de overeenkomst op te nemen om de privacy te garanderen. Mochten organisaties dit niet afdoende vinden kunnen ze voor een meerprijs data opslaan in een eigen Azure Storage account in een Microsoft datacenter naar keuze.
E5, het nieuwe Office 365 abonnement.
Microsoft heeft aangekondigd om met een nieuw type Licentie te komen: de E5 licentie. Deze heeft een verzameling nieuwe features die voor zowel bestaande als potentiële klanten van Office 365 interessant zijn. Hier volgen de belangrijkste:
Met Skype for Business bellen naar nummers op het publieke telefoonnetwerk
Microsoft is druk bezig met de mogelijkheid om vanuit de 365 Cloud met Skype for Business te bellen naar ‘reguliere’ telefoonnummers. Ook andersom, het bellen vanaf een ‘regulier’ nummer naar 365 gebruikers, is een functie die beschikbaar gaat komen.
Daarnaast wordt de mogelijkheid om vanaf een ‘regulier’ nummer te bellen naar en deel te nemen aan een Skype for Business meeting onderdeel van de Office 365 E5 suite.
Power BI pro
De Microsoft tool bedoeld om data (vanuit verschillende databases, tabellen en diensten) inzichtelijk te maken door middel van visualisatie in diagrammen en grafieken. Je kunt hierin een ‘dashboard’ maken en de data desgewenst delen met collega’s.
Delve Organisational Analytics
Met Delve Organisational Analytics biedt E5 een nieuwe analytische tool om zaken binnen je organisatie inzichtelijk te krijgen. Als voorbeelden noemen we: het weergeven van een ‘relatieschema’ wat aangeeft met wie een groep of team samenwerkt en het bijhouden van de hoeveelheid tijd die er in de organisatie wordt doorgebracht met bijv. mailen en vergaderen.
Geavanceerde E-Discovery d.m.v. Equivo Zoom
Al enige tijd kent Microsoft Office 365 de E-Discovery functie. Deze functionaliteit stelt de beheerder in staat om de gehele 365 omgeving te doorzoeken naar gegevens die - in het geval van bijvoorbeeld een rechtszaak - dienen te worden geleverd aan een derde partij.
Nu heeft Microsoft daar ‘Equivo Zoom’ aan toegevoegd voornamelijk om de grote hoeveelheden data die door E-Discovery wordt gegenereerd inzichtelijker te maken; zoals het sorteren op relevantie en het automatisch detecteren van gerelateerde documenten.
Geavanceerde e-mail beveiliging
Office 365 heeft standaard al een degelijke e-mail beveiliging die tezamen met een spamfilter in nagenoeg alle pakketten wordt meegeleverd.
Nu heeft Microsoft enige tijd geleden een extra e-mail beveiliging laag geïntroduceerd die los kan worden bijgekocht. Deze extra laag zal standaard onderdeel worden van het E5 pakket. Meer info over deze extra laag beveiliging vindt u hier.
Customer Lockbox
Microsoft hecht veel waarde aan de ‘data privacy’ van haar klanten. Microsoft heeft dan ook standaard geen enkele toegang tot uw gegevens.
Die keren dat Microsoft personeel zich toegang zal moeten verschaffen tot uw deel van de 365 service, gebeurt dit via een strenge procedure die door Microsoft intern ‘Lockbox’ is gedoopt. In praktijk houdt dit in dat de toegang goedgekeurd zal moeten worden door verschillende lagen van management en de toegang die vervolgens wordt toegezegd enkel wordt gegeven voor zover en zolang dat nodig is.
Binnen het E5 pakket heeft u de mogelijkheid om de Customer Lockbox functie in te schakelen; in de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat zodra u een storing meldt uw 365 Administrator onderdeel wordt van de genoemde ‘management lagen’ en eerst zijn goedkeuring zal moeten verlenen voordat de Microsoft engineer aan de slag kan. Geen expliciete bevestiging van de klant is dus geen toegang.
Geïnteresseerd in Office 365?
Overweegt u Office 365 aan te schaffen of heeft u behoefte aan meer informatie over 365, dan helpt Bevio u graag op weg. U kunt altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens op onze Contactpagina of het daar aanwezige contactformulier.
Meer Cloud-Opslag voor 365 klanten
Eerder hebben wij u bericht over de plannen van Microsoft om OneDrive opslag praktisch onbeperkt te maken voor afnemers van de Enterprise abonnementen. Inmiddels is de verhoging van 1TB naar 5TB voor de daarvoor in aanmerking komende OneDrive for Business afnemers zo goed als overal uitgerold. Naast deze verhoging heeft Microsoft nu tevens enkele andere verbeteringen en uitbereidingen aangekondigd m.b.t. SharePoint Online en OneDrive for Business.
Standaard meer, voor grotere bestanden
Nu wordt ook de basisopslag van SharePoint online binnenkort drastisch verhoogd. Microsoft verhoogt deze opslagruimte van 10GB naar 1TB (+500MB per gebruiker) en doet dit voor alle commerciële abonnementen. Microsoft biedt naast de verhoging van de standaard opslag natuurlijk nog altijd de mogelijkheid om voor een scherpe prijs extra opslag bij te kopen.
Naast deze ophoging van opslagruimte wordt de maximaal te uploaden bestandsgrootte voor SharePoint Online verhoogd naar de 10GB, zodat de extra opslagruimte nu ook gebruikt kan worden voor grote bestanden. Denk hierbij aan videomateriaal, Photoshop bestanden of CAD bestanden.
Office 365 integratie Dropbox
Naast dat je op je desktop natuurlijk gemakkelijk naar een Dropbox map kan opslaan is Microsoft een geruime tijd geleden een samenwerkingsverband aangegaan met Dropbox. Dit heeft als resultaat gehad dat Dropbox en Office 365 nu met elkaar zijn geïntegreerd.
Co-Authoring in Dropbox
Nu was het al enige tijd mogelijk om documenten uit Dropbox in de webapps en in de apps voor tablets en telefoons te openen en van hieruit weer naar Dropbox op te slaan. Naast deze functie is het sinds kort ook mogelijk om vanuit de word webapp van Co-Authoring gebruik te maken in de in Dropbox opgeslagen bestanden.
Co-Authoring is een functie van Office 365 die gebruikers in staat stelt om gelijktijdig aan hetzelfde document te werken.
Integratie met andere ‘Cloud-Drives’
Naast het feit dat Office 365 nu is geïntegreerd met Dropbox, wordt er door Microsoft en derden flink gewerkt aan de verdere integratie met andere aanbieders van Cloud opslag. Dit heeft ertoe geleid dat ook de volgende diensten eenzelfde integratie met Office 365 hebben weten te bereiken: Box, Egnyte, Citrix ShareFile en Edmodo.